Ehdot ja edellytykset – Helsinki Outsiders ry

Helsinki Outsiders ry:n ja/tai minkätahansa yhdistyksemme alaisen muun toimielimen jäsenyys, sekä verkkopalveluidemme käyttö edellyttää että hyväksyt rekisteriselosteessa mainittujen tietojen tallentamisen jäsenrekisteriin. Yhdistys toimii rekisterinpitäjänä niille henkilötiedoille, joita keräämme yhdistyksen toimintaan osallistuvista. Rekisterinpitäjä on vastuussa sille annetuista henkilötiedoista ja niiden käsittelystä. Tietosuojassa kyse on luottamuksesta, ja yksityisyytesi sekä henkilötietojesi suojaaminen on seuralle ensiarvoisen tärkeää. Sen vuoksi keräämme henkilötietojasi vain niissä määrin, kuin tarvitsemme niitä ylläpitääksemme ja hoitaaksemme suhdetta yhdistyksen toimintaan osallistuviin. Tässä tietosuojaselosteessa on käsitelty niitä periaatteita, joita yhdistys toteuttaa henkilötietoja käsittelyssä.

TIETOSUOJA- JA REKISTERISELOSTE

Henkilötietolain 10 § ja 24 § mukainen rekisteriseloste, sekä EU:n tietosuoja-asetuksen 2016/679 mukainen tietosuojaseloste.

Tietosuojaseloste
Helsinki Outsiders ry:n jäsenrekisteri

1. REKISTERIN PITÄJÄ
Nimi: Helsinki Outsiders ry
Postiosoite: Hakamaankuja 3 B 25, 01600 Vantaa (Finland)
Puhelinnumero: +358443235661
Sähköpostiosoite: [email protected]
Www-osoite: https://www.helsinkioutsiders.fi/

2. YHTEYSHENKILÖ REKISTERIÄ KOSKEVISSA ASIOISSA
Nimi: Helsinki Outsiders ry / Tietosuoja
Postiosoite: Hakamaankuja 3 B 25, 01600 Vantaa (Finland)
Puhelinnumero: +358443235661
Sähköpostiosoite: [email protected]

3. REKISTERIN NIMI
Helsinki Outsiders ry:n jäsenrekisteri

4. HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELYN TARKOITUS
– Ylläpitää rekisteröityjen yhteystietoja
– Laskuttaa jäsenten jäsenmaksut
– Luvat (esim. kuvien, videoiden ja muiden materiaalien käytöstä, joissa jäsenemme ovat osana)
– Mahdolliset jäsenyyteen ja merkkipäiviin liittyvät muistamiset
– Yhteydenpito jäsenistöön
– Ylläpitää mahdollista lehtirekisteriä
– Tilastotieto toiminnan suunnittelua, arviointia ja kehittämistä varten
– Mahdolliset muut yhdistyksen toimintaan liittyvät tarkoitukset (esim. koulutuksiin liittyvä henkilötietojen käsittely)

5. REKISTERIN TIETOSISÄLTÖ
– Henkilötiedot: nimi, osoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite, syntymäaika, sukupuoli, vamma tai diagnoosi, arvo tai ammatti, luottamustoimet, laskuluettelo, muut mahdolliset tiedot
– Jäsenyyden kuluessa kertynyt tieto henkilötietojen käsittelyn tarkoitus-kohdan asioista

6. SÄÄNNÖNMUKAISET TIETOLÄHTEET
– Rekisteröityjen itse antama tieto

7. TIETOJEN SÄÄNNÖNMUKAISET LUOVUTUKSET
Jäsenten nimi, osoite, (sähköpostiosoite, puhelinnumero) ja syntymäaika tallennetaan henkilötietorekisteriin. Tietoja käytetään pääsääntöisesti vain yhdistyksen omiin tarkoituksiin. Rekisterinpitäjä ei luovuta säännönmukaisesti muita rekisteröityjen henkilötietoja ulkopuolisille.

8. TIETOJEN SIIRTO EU:N TAI ETA:N ULKOPUOLELLE
Tietoja ei luovuteta EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

9. REKISTERIN SUOJAUKSEN PERIAATTEET
Rekisteriin tallennettavat tiedot vaativat henkilön suostumuksen tietojen tallentamiseen. Yhdistyksen jäsenyys oikeuttaa nimi-, postiosoite ja kotipaikkatietojen tallentamisen.

Lisäksi rekisteröity antaa 25.5.2018 alkaen yleissuostumuksen kaikkiin yhdistyksen toimintaan liittyvien tietojen tallentamisen rekisteröitymällä/olemalla jäsenenä.

Rekisterin sisältämiä henkilötietoja ovat oikeutettuja asianmukaisesti käsittelemään vain käyttöoikeuden saaneet, jäsenyhdistyksen tietosuojavastaava tai tietosuoja-asioista vastaava/t.

Rekisteritietoja säilytetään niin kauan kunnes rekisteröity itse pyytää poistamaan häntä koskevat jäsentiedot rekisteristä tai jäsenyyden katsotaan muuten päättyneen, ellei jokin velvollisuus lain, viranomaismääräyksen tai muun pakottavan syyn johdosta pakota näitä tietoja pidempään säilyttämään.

10. REKISTERITIETOJEN SÄILYTYS
Tiedot tallennetaan jäsenrekisteriin. Paperisten hakemusten ja suostumusten tiedot siirretään jäsenrekisteriin. Tallennuksen jälkeen papereita säilytetään, kuten henkilökohtaisia arkaluontoisia tietoja sisältävät dokumentit lain mukaan tulee säilyttää, jäsenyyden ajan.

Järjestelmän käyttöoikeudet perustuvat henkilökohtaisiin käyttäjätunnuksiin ja salasanoihin ja niiden käyttöä valvotaan. Käyttöoikeus päätetään henkilön siirtyessä pois tehtävästä.

11. REKISTERÖIDYN INFORMOINTI
Tietosuojaseloste on saatavilla
– Helsinki Outsiders ry:n kotisivulla
– pyydettäessä tietosuojasta vastaavalta henkilöltä postitettuna tai sähköpostitse

12. TARKASTUSOIKEUS
Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa itseään koskevat henkilötiedot. Rekisteröity voi esittää tarkastusoikeutta koskevan pyynnön henkilökohtaisesti tai kirjallisesti oman jäsenyhdistyksensä yhteyshenkilölle omakätisesti allekirjoitetulla kirjeellä, sähköpostitse tai henkilökohtaisesti käymällä tai toimittamalla kirjallinen rekisteritietojen tarkastuspyyntö oman jäsenyhdistyksensä yhteyshenkilölle. Henkilöllisyys tarkistetaan ennen tietojen luovuttamista. Tiedot luovutetaan ilman aiheetonta viivytystä. Mahdollisesta tarkastusoikeuden epäämisestä annetaan kirjallinen todistus.

Tarkastusoikeuttaan käyttämään pyrkinyt voi vielä asian tietosuojavaltuutetun käsiteltäväksi ja arvioitavaksi saatuaan kirjallisesti perustellun epäämistodistuksen. Tietosuojavaltuutetun käsittely on maksuton kerran vuodessa, muuten peritään tarkastuksesta aiheutuviin välittömiin kustannuksiin perustuva kohtuullinen maksu.

13. OIKEUS VAATIA TIEDON KORJAAMISTA
Rekisteröidyllä on oikeus vaatia rekisterissä olevan käsittelyn kannalta virheellisen, tarpeettoman, puutteellisen tai vanhentuneen tiedon oikaisemista, poistamista tai täydentämistä ilman aiheetonta viivettä. Vaatimus henkilötietojen korjaamisesta pyydetään toimittamaan sähköpostitse yhteyshenkilölle toimittamalla kirjallinen rekisteritietojen korjaamisvaatimus.

Rekisterinpitäjä oma-aloitteisesti tai rekisteröidyn vaatimuksesta oikaisee, poistaa tai täydentää rekisterissä olevan, käsittelyn tarkoituksen kannalta virheellisen, tarpeettoman, puutteellisen tai vanhentuneen henkilötiedon viivytyksettä. Korjauspyyntö osoitetaan rekisterin yhteyshenkilölle. Tietojen korjaamisesta päättää rekisterinpitäjä.

14. MUUT HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELYYN LIITTYVÄT OIKEUDET
Rekisteristä ei luovuteta ilman rekisteröidyn suostumusta tietoja suoramarkkinointia, markkina- ja mielipidetutkimusta, henkilömatrikkelia ja sukututkimusta varten.